Ярослав Каплан — Chief Operating Officer видання Vector. Протягом п‘яти років і в роботі, і в особистих справах він дотримується методології GTD, або Getting Things Done. Її розробив американський бізнес-консультант Девід Аллен. Це рекомендації щодо підвищення власної ефективності, яка залежить зокрема від правильного планування роботи.
Разом з інноваційною компанією Lenovo онлайн-журнал Vector розпочинає проєкт про особисту продуктивність, в рамках якого Vector поспілкувався з трьома керівниками в різних сферах.
У першому випуску — бесіда з Ярославом Капланом про те, які програми допомагають йому дотримуватися правил GTD і який профіт вони принесли йому та компанії.
Як я налаштував GTD на Todoist
В особистих справах я вже 2,5 роки використовую платну версію сервісу для управління завданнями Todoist. Чому я його обрав?
- Мені подобається інтерфейс. Він не дуже складний і доволі симпатичний.
- У мого телефону і комп'ютера різні операційні системи. Тому мені потрібна була кросплатформна програма.
Todoist спершу не був призначений для GTD: він створений для персональної продуктивності, як класичний таск-менеджер. Але оскільки сервіс доволі гнучкий, я зміг налаштувати там систему GTD самостійно.
Дотримуючись методології Getting Things Done, в плані на день у мене є не більше 7 завдань.
Звісно, я роблю більше, тому що багато завдань «прилітають» протягом дня. Але в будь-якому випадку я обов'язково виконую сім завдань з планового списку. Якщо здається, що це мало, спробуйте бодай два тижні робити по 7 завдань щодня і оціните збільшення своєї продуктивності.
Усі завдання я сортую за проєктами: «Vector» і «Особисті справи». Для кожного визначаю пріоритет і додаю контексти. Деякі завдання я виконую, сидячи перед комп'ютером, а деякі прив'язані до місця розташування. Наприклад, якщо дружина попросить придбати їжу для кота, то я можу встановити нагадування в Todoist за геолокацією. Коли опинюся в радіусі 200 метрів від зоомагазину, у мене з'явиться сповіщення: «Купити коту їжу». Радіус визначається самостійно.
Можна встановити нагадування за датою і часом. Крім того, я синхронізував з Todoist всі заходи в календарі. Це дозволяє не перевіряти сумісність планів власноруч і дуже економить час.
Загалом, якщо я бачу можливість скоротити часові витрати в якихось процесах, роблю це. Ціную, коли можна розблокувати комп'ютер відбитком пальця замість того, щоби щоразу вводити довгий пароль. Або коли техніка швидко заряджається. Також велику частину завдань я надиктовую: натискаю кнопку, яка перетворює голос в текст, — це зручно.
Вкрай важливо починати завдання з дієслова — «купити», «написати», «поговорити». Так мозок відразу розуміє, що потрібно робити.
Також я давно користуюся ще однією опцією: надсилаю на спеціальну електронну скриньку, згенеровану Todoist, важливі електронні листи, на які я не можу відповісти відразу. Програма сама дає мені завдання відповісти на кожен такий лист. Звісно, можна поставити прапорець у Gmail, але про нього я можу забути, а про завдання в Todoist — ні.
За два з половиною роки я виконав 7000 завдань. Todoist нараховує бали за виконання завдань, і мені подобається спостерігати за своїм рейтингом — я вже «гросмейстер продуктивності». Залишився останній рівень — «гуру».
Ноутбуки ThinkPad від Lenovo для бізнесу
Ноутбуки ThinkPad T14 від Lenovo — основа продуктивності користувачів. Пристрої на базі процесорів AMD Ryzen Pro легко впораються з високопродуктивними програмами навіть у режимі багатозадачності. Зчитувач відбитків пальців, інтегрований у кнопку живлення, гарантує швидкий вхід у систему.
Завдяки автономності ThinkPad T14 можна працювати віддалено та не хвилюватися про заряд пристрою. Технологія Rapid Charge дозволить зарядити ноутбук від 0 до 80% лише за годину.
На дисплеї Full HD ноутбука Lenovo ThinkPad T14 зручно будувати графіки та візуалізувати дані.
Як визначити, яке завдання вносити в Todoist
«Якщо завдання можна виконати менш, ніж за дві хвилини, то робіть це відразу, не витрачайте час на запис», — говорить Девід Аллен, творець методології Getting Things Done.
Проблема в тому, що ми не завжди вміємо правильно оцінювати час. Те, що нам здається хвилинною справою, займає 10-15 хвилин. І якщо хапатися за багато таких дрібниць, то робочий день закінчиться, поки все виконаєш. Тому, коли у мене виникає бодай найменший сумнів у тому, що виконання завдання займе менше двох хвилин, я вношу його в Todoist.
Девід Аллен каже, що мозок — це не жорсткий диск, який повинен зберігати інформацію. Це оперативна пам'ять, яка повинна генерувати ідеї. Тому я записую доволі багато ідей за день.
Раз на тиждень переглядаю, які завдання втратили свою актуальність, і вичищаю їх, щоб Todoist не перетворився на смітник. Сервіс надає статус «прострочений» всьому, що ви не виконали і не викреслили. Потрібно вирішити, що робити з такими завданнями: переносити на завтра або взагалі видалили дату.
Notion забезпечує прозорість робочих процесів для всіх
Для роботи в Vector ми понад півроку користуємося застосунком для організації справ Notion. Раніше були Trello і Jira, кожен сам собі робив якісь нотатки. Але ми вирішили зібрати всі цифрові активи «під одним дахом». Так у нас спочатку з'явилася корпоративна база знань, потім під цей самий «дах» ми перевели систему управління проєктами, а згодом почали «обростати» додатковими продуктами для рекрутменту, продажу, а також стратегічного планування.
Також в Notion у нас знаходиться система, яку ми назвали «Комета», — це гра слів від «КОнтент-МЕнеджменТ». Вона містить сім етапів, за якими просувається кожен наш матеріал: від ідеї до публікації на сайті та в соцмережах. Це дуже зручно: коли журналіст бере в роботу ідею з відповідної колонки, то пересуває картку в колонку «Створюємо матеріал». Потім передає його редактору, і текст отримує статус «На редагуванні». Потім етап «Верстка і корекція», «Готово до випуску» та «Опубліковано».
В інших програмах схожий механізм, але Notion підкорив нас своєю універсальністю: за 10 доларів ми отримуємо функції п'яти різних програм.
Також ми використовуємо Notion для відділу продажу: побудували в ньому спеціальний інструмент, який візуалізує, на скільки відсотків ми виконали місячний план продажу. Працівники відділу бачать, наприклад, 20-го числа, що у нас виконано 80% продажу. Отже, треба доопрацювати ще 20%. Така наочність підвищує мотивацію і впливає на підсумковий фінансовий результат.
Нам зручно, що все знаходиться в одному місці: план продажу, історія взаємодії всіх наших клієнтів, управління контентом. Компанія працює ефективніше, коли всі процеси прозорі.
Як налаштувати місток між програмами
Раніше я не міг пов'язати між собою Notion і Todoist. Наприклад, якщо я або хтось із членів команди давав мені завдання в Notion, то потрібно було власноруч дублювати його в Todoist. Але кілька тижнів тому Notion опублікував API. Нарешті з'явився місток, який з'єднує різні програми і дає можливість автоматично обмінюватися інформацією між ними. Тепер, коли хтось мене тегнув в картці Notion, завдання відразу передається в мій Todoist.
Так само і з іншими сервісами. Наприклад, коли до нас звертається потенційний клієнт, він заповнює бриф. Раніше сейлз-менеджерам надходило сповіщення на пошту, а тепер дані з форми автоматично передаються по API в базу даних Notion. Там відразу заводиться картка клієнта з усією інформацією.
Налаштовувати обидві програми потрібно власноруч. На Todoist я витратив близько 2 годин. У Notion час налаштувань залежить від специфіки роботи компанії.
Ми вдосконалювали нашу систему півроку. Тут важливо запустити процес, дивитися, які фішки працюють, і поступово все покращувати. Подібна інвестиція окупається сповна. До того ж, можна подивитися на YouTube, як налаштовувати обидві програми.
GTD змінила моє життя
Я користуюся методологією Getting Things Done вже років п'ять. Складно виміряти годинами, наскільки я стаю більш ефективним щороку. Але я можу оцінити свій емоційний стан: мені набагато комфортніше, є відчуття, що я контролюю своє життя, а не події контролюють мене.
Люди, які працювали в Vector ще до того, як ми почали користуватися Notion, можуть порівняти, наскільки також підвищилася наша ефективність як видання. За їхніми словами, зміни разючі. Тепер все в одному місці, всі знають, де знайти наш логотип, логін або пароль для входу в Google Analytics, де подивитися план і факт продажу за грудень минулого року, як це в динаміці порівняти з травнем.
Найбільше зручність такого підходу відчувалася під час локдауна: ми не могли зустрічатися в офісі, але завдяки Notion майже не помітили цього. Що є непоганим результатом.
Джерело: vctr.media
