Ярослав Каплан — Chief Operating Officer издания Vector. В течение пяти лет и в работе, и в личных делах он придерживается методологии GTD, или Getting Things Done. Ее разработал американский бизнес-консультант Дэвид Аллен. Это рекомендации по повышению собственной эффективности, которая зависит в том числе от правильного планирования работы.
Вместе с инновационной компанией Lenovo онлайн-журнал Vector начинает проект о личной производительности, в рамках которого Vector пообщался с тремя руководителями в различных сферах.
В первом выпуске — разговор с Ярославом Капланом о том, какие программы помогают ему соблюдать правила GTD и какой профит они принесли ему и компании.
Как я настроил GTD на Todoist
В личных делах я уже 2,5 года использую платную версию сервиса для управления задачами Todoist. Почему я его выбрал?
- Мне нравится интерфейс. Он не очень сложный и довольно симпатичный.
- У моего телефона и компьютера разные операционные системы. Поэтому мне нужна была кросс-платформенная программа.
Todoist сначала не был предназначен для GTD: он создан для персональной продуктивности, как классический таск-менеджер. Однако, поскольку сервис довольно гибкий, я смог настроить там систему GTD самостоятельно.
Согласно методологии Getting Things Done, в плане на день у меня есть не более семи задач.
Конечно, я делаю больше, потому что многие задачи «прилетают» в течение дня. Однако в любом случае я обязательно выполняю семь задач из планового списка. Если кажется, что этого мало, попробуйте хотя бы две недели делать по семь задач ежедневно и оцените увеличение своей продуктивности.
Все задачи я сортирую по проектам «Vector» и «Личные дела». Для каждого определяю приоритет и добавляю контексты. Некоторые задачи я выполняю, сидя перед компьютером, а некоторые привязаны к месту расположения. Например, если жена попросит купить еду для кота, то я могу установить напоминание в Todoist по геолокации. Когда окажусь в радиусе 200 метров от зоомагазина, у меня появится оповещение: «Купить коту еду». Радиус определяется самостоятельно.
Можно установить напоминание по дате и времени. Кроме того, я синхронизировал с Todoist все мероприятия в календаре. Это дает возможность не проверять совместимость планов вручную и очень экономит время.
В общем, если я вижу возможность сократить временные затраты в каких-то процессах, то делаю это. Ценю, когда можно разблокировать компьютер по отпечатку пальца вместо того, чтобы каждый раз вводить длинный пароль. Или когда техника быстро заряжается. Кроме этого, большую часть задач я надиктовываю: нажимаю кнопку, которая преобразовывает голос в текст, — это удобно.
Крайне важно начинать задачи по глаголу — «купить», «написать», «поговорить». Так мозг сразу понимает, что нужно делать.
Я также давно пользуюсь еще одной опцией: отправляю на специальную электронную почту, сгенерированную Todoist, важные электронные письма, на которые не могу ответить сразу. Программа сама дает мне задание ответить на каждое такое письмо. Конечно, можно поставить флажок в Gmail, но о нем я могу забыть, а о задачах в Todoist — нет.
За 2,5 года я выполнил 7 тысяч заданий. Todoist начисляет баллы за выполнение задач, и мне нравится наблюдать за своим рейтингом — я уже «гроссмейстер продуктивности». Остался последний уровень — «гуру».
Ноутбуки ThinkPad от Lenovo для бизнеса
Ноутбуки ThinkPad T14 от Lenovo — основа продуктивности пользователей. Устройства на базе процессоров AMD Ryzen Pro легко справятся с высокопроизводительными приложениями даже в режиме многозадачности. Считыватель отпечатка пальца, интегрированный в кнопку питания, гарантирует быстрый вход в систему.
Благодаря автономности ThinkPad T14 можно работать удаленно и не переживать о заряде устройства. Технология Rapid Charge даст возможность зарядить ноутбук от 0 до 80% всего за час.
На дисплее Full HD ноутбука Lenovo ThinkPad T14 удобно строить графики и визуализировать данные.
Как определить, какую задачу вносить в Todoist
«Если задачу можно выполнить менее чем за две минуты, делайте это сразу, не тратьте время на запись», — говорит Дэвид Аллен, создатель методологии Getting Things Done.
Проблема в том, что мы не всегда умеем правильно оценивать время. То, что нам кажется минутным делом, занимает 10–15 минут. И если хвататься за множество таких мелочей, рабочий день закончится, пока все выполнишь. Поэтому, когда у меня возникает хотя бы малейшее сомнение в том, что выполнение задачи займет менее двух минут, я вношу ее в Todoist.
Дэвид Аллен говорит, что мозг — это не жесткий диск, который должен хранить информацию. Это оперативная память, которая должна генерировать идеи. Поэтому я записываю довольно много идей в день.
Раз в неделю просматриваю, какие задачи потеряли свою актуальность, и вычищаю их, чтобы Todoist не превратился в помойку. Сервис предоставляет статус «просроченный» всему, что вы не выполнили и не вычеркнули. Нужно решить, что делать с такими задачами: переносить на завтра или вообще удалить.
Notion обеспечивает прозрачность рабочих процессов для всех
Для работы в Vector мы более полугода пользуемся приложением для организации дел Notion. Ранее были Trello и Jira, каждый сам себе делал заметки. Однако мы решили собрать все цифровые активы «под одной крышей». Так у нас сначала появилась корпоративная база знаний, затем под эту самую «крышу» мы перевели систему управления проектом, а затем начали «обрастать» дополнительными продуктами для рекрутмента, продаж, а также стратегического планирования.
В Notion у нас также находится система, которую мы назвали «Комета», — это игра слов от «КОнтент-МЕнеджменТ». Она содержит семь этапов, по которым продвигается каждый наш материал: от идеи до публикации на сайте и в соцсетях. Это очень удобно: когда журналист берет в работу идею из соответствующей колонки, то передвигает карточку в колонке «Создаем материал». Затем передает его редактору, и текст получает статус «На редактировании». Затем этап «Верстка и коррекция», «Готово к выпуску» и «Опубликовано».
В других программах похожий механизм, но Notion покорил нас своей универсальностью: за 10 долларов мы получаем функции пяти различных программ.
Мы также используем Notion для отдела продаж: построили в нем специальный инструмент, который визуализирует, на сколько процентов мы выполнили месячный план продаж. Работники отдела видят, например, 20-го числа, что у нас выполнено 80% продаж. Значит, нужно доработать еще 20%. Такая наглядность повышает мотивацию и влияет на итоговый финансовый результат.
Нам удобно, что все находится в одном месте: план продаж, история взаимодействия всех наших клиентов, управление контентом. Компания работает эффективнее, когда все процессы прозрачны.
Как настроить мостик между программами
Раньше я не мог связать между собой Notion и Todoist. Например, если я или кто-то из членов команды давал мне задание в Notion, то нужно было собственноручно дублировать его в Todoist. Однако несколько недель назад Notion опубликовал API. Наконец появился мостик, который объединяет различные программы и дает возможность автоматически обмениваться информацией между ними. Теперь, когда кто-то меня тегнет в карточке Notion, задача сразу передается в мой Todoist.
Так же и с другими сервисами. Например, когда к нам обращается потенциальный клиент, он заполняет бриф. Ранее сейлз-менеджерам поступало уведомление на почту, а теперь данные из формы автоматически передаются по API в базу данных Notion. Там сразу заводится карточка клиента со всей информацией.
Настраивать обе программы нужно самостоятельно. На Todoist я потратил около двух часов. В Notion время настроек зависит от специфики работы компании.
Мы совершенствовали нашу систему полгода. Здесь важно запустить процесс, смотреть, какие фишки работают, и постепенно все улучшать. Подобная инвестиция окупается сполна. К тому же можно посмотреть на YouTube, как настраивать обе программы.
GTD изменила мою жизнь
Я пользуюсь методологией Getting Things Done уже лет пять. Сложно измерить часами, насколько я становлюсь эффективнее ежегодно. Однако я могу оценить свое эмоциональное состояние: мне гораздо комфортнее, есть ощущение, что я контролирую свою жизнь, а не события контролируют меня.
Люди, которые работали в Vector еще до того, как мы начали пользоваться Notion, могут сравнить, насколько также повысилась наша эффективность как издания. По их словам, изменения поразительны. Теперь все в одном месте, все знают, где найти наш логотип, логин или пароль для входа в Google Analytics, где посмотреть план и факт продажи за декабрь прошлого года, как это в динамике сравнить с маем.
Больше всего удобство такого подхода ощущалось во время локдауна: мы не могли встречаться в офисе, но благодаря Notion почти не заметили этого. И это является неплохим результатом.
Источник: vctr.media
